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2015年3月26日 (木)

メモすべき重要情報の見分け方  ビジネスマンのためのメモ術(2)

メモは要点だけを抜き出して書くものだとわかっていても、実際にメモを取って読み返してみると何をメモしたのかわからなくなっていることがあります。メモに集中してしまい、内容の記憶も薄れて思い出すことができません。こんなことになってしまうのは、そもそも何をメモするかがわかっていないからなのです。

メモに必要なのは、的確な言葉で書きとめるテクニック
会議のメモを取る場合、上司や発言者の話から重要だと思うことをメモしようとします。するとメモはどんどん増えていき、どれが重要かがわからなくなってしまいます。見返しても情報の整理ができていないので、メモとして使えません。メモを取る際に必要なのは重要な情報をもらさず、的確な言葉で書きとめるテクニックです。

会議で重要な情報をどうやって見つけるのか?
第1のポイントは文字の大きさです。配布資料の一番上には大きな文字で会議のテーマが書かれています。そのテーマがもっとも重要な情報になります。上司や発言者が板書しながら会議を進めると、自ずと重要な情報は大きく書き、またアピールのために声も大きくなります。その情報の中で強調された語句のみをメモするのです。

「目印キーワード」に要注意
第2の重要な情報のみつけかたのポイントは、目印を逃さないことです。
資料や板書には強調したい部分に目印がついています。アンダーラインや「*(アスタリスク)」「'」「〇」印など文字以外の目印は「目印キーワード」と言い、会議のテーマにとって重要な情報であることを示しています。

そして、言葉で聞き漏らしていけないのは「ようするに」
「ようするに」は文字通り、それまでに話した内容を繰り返して要約するときに使われるので、重要情報の前ふりの言葉です。「ようするに」が聞こえたら、次の語句をメモしましょう。重要情報の前ふりの言葉には、「つまり」「たとえば」「なぜなら」「だから」「結果として」などがあり、これらの言葉の次にくる語句は重要情報です。

緊急性と重要性
優先順位の高い情報は文字を大きく書いて目立たせるのが理想ですが、話を聞きながらこれを判断するのは至難で、仕事に戻る前に確認の意味も込めて読み返し「〇」「☆」などで仕分しておきます。なお、判断がつかない場合は、後回しにしても悪影響の出ない仕事や情報を順位付けする「劣後順位」の考え方が役に立つことがあります。

出典:『自衛隊に学ぶメモ術』(平野隆之監修・松尾隆著/マイナビ新書)

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