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2015年4月 9日 (木)

話したい気にさせるメモの取り方   ビジネスに欠かせないメモ術(6)

メモを取ることのもう一つの意味は、熱心に聞いていることをアピールすることです。たとえばあなたが記憶術の達人だとしても、相手から話を聞いているときは、メモを取るくせをつけましょう。メモを取っていないと、話している人は「この人、本当にあとで思い出せるのかな?」と不安になります。

また「それが聞きたかった」という情報が聞き出せたときにペンを走らせてメモを取ると、話し手もそれを見ていますから、「こういう話が聞きたいんだな」という合図にもなります。逆にほとんどメモを取られないと「話が役に立っていないのだろうか」と不安になります。

「聞く」妨げにならないメモの取り方
メモを取ることは大事ですが、それに必死になって聞く態度が失礼なモノになってしまっては本末転倒です。特にパソコンでメモを取りながら聞く場合は要注意です。ずっとパソコンを見続けると話を聞いてないと思われることが多いため、「要所要所で相手を見る」「相槌は目を見て打つ」ということを徹底しましょう。

ボイスレコーダーよりも音声録音アプリがおすすめ
録音が許されているシーンでは、相手の了承を得てから、積極的に録音ツールを使いましょう。ボイスレコーダーは一般的な機器ではないため、「いかにも録音されている」という印象を相手に与えてしまいますが、iphoneは身近な機器のため、テーブル上に置いてあっても、違和感を与えません。

オフレコの話を聞くときの注意点
どのツールで会話を記録するにしても、もし相手が「ここだけの話ですが」「オフレコですが」と言った場合には、記録機器を相手の目の前でオフにしましょう。手書きの記録なら筆記用具は机の上に置きます。パソコンならキーボードから手を離します。ボイスレコーダーはスイッチを切りましょう。

たとえ聞き手が外部に流出させないと思っていても、話し手がオフレコ情報を話してくれようとしているときに構わず記録し続けるのはご法度です。目に見える形で、その話を聞く準備ができていることを示す必要があります。こういった一つ一つの動作が、相手が「この人には話して大丈夫だ」と胸襟を開くきっかけになっていくのです。

出典:『外資系コンサルタントに学ぶ聞き方の教科書』(清水久三子著/東洋経済新報社)

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