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2016年5月

2016年5月29日 (日)

『コクヨのコミュニケーション仕事術』が教えてくれる3つのこと

前2回では、『販促会議』の特集版から「企画実現のための社内調整お悩み相談室」を9問取り上げました。今回は、相談室の回答者であるコクヨ スキルパークシニアトレーナーの下地寛也(しもじかんや)氏の著書『コクヨのコミュニケーション仕事術(※1)』から、ビジネスに役立ちそうな3つの極意を紹介いたします。

報連相の「報」の極意 「ほしい時間」と「論点」をまず言う
ほしい時間は、単なる報告でOKだけほしいときは1分、選択肢があり相手が考えてから選んでもらうときは3分くらいで言ってみましょう。そのくらいなら、比較的その場で時間がもらえます。また、論点を言うことで、話を聞きたいと思わせます。人は中途半端な状態が嫌いで、すぐ済むならその場で処理したいと思うからです。

忙しそうな報告相手には、一言だけ決めて相手の前に立って待つ
よい例:「お忙しい中恐縮ですが、(ほしい時間)1分、報告時間いただけませんか? (論点)来週のイベントのスケジュール変更の確認の件です」
悪い例:「ちょっとよろしいでしょうか? 報告したいことが、いくつかありまして」
この違いは大きいですね。予告時間の効果については次のお話が参考になります。

池上彰氏のアドバイス(参考文献巻末の「名言一覧」より) 
「何分間お話します」と予定時間を告げるなんて細かい、と感じられるかもしれません。ですが、こうすると、聞き手に対して心理的効果があります。事前に予定表が配られていない場合、最初に「この話は何分までです」と触れるだけで、不思議なものですが、落ち着いて聞けるようになるのです(※2)。

会議の極意 板書すると会議の時間は3分の1になる
人間はそれほどたくさんのことを覚えらません。有名なエビングハウス(ドイツの心理学者)の忘却曲線では、人は20分経つと42%を、1時間たつと56%のことを忘れてしまいます。このため板書されていると同じような意見がくり返されることが少なくなり、また文字は誤解を生みにくいので議論がスムーズに進むそうです。

読書の極意 書籍から何かを知りたいときは、同時に3冊以上の本を買う
1冊目は「その世界で一番有名な昔からある本」(その世界の本質をとらえる)
2冊目は「一番、簡単そうな本」(内容は深くないが全体像を掴むのに適する)
3冊目は「前の2冊と反対のことを言っている本」(多面的な視点を身につける)
この読書法でいくつかの視点から物事を学び、真似して試しているうちに、自分に合ったスキルだけが生き残り、オリジナリティのある人材になれるそうです。

※1:『コクヨのコミュニケーション仕事術』(下地寛也著/総合法令出版)
※2:『わかりやすく〈伝える〉技術』(池上彰著/講談社)

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2016年5月26日 (木)

ズバリ解決‼ 企画実現のための社内調整お悩み相談室(2)組織内調整編

前回の【お悩み】は、「部門横断のプロモーションがうまくいかない」「デザイナーとうまく意思疎通が図れない」「各店舗に新しい販促企画を浸透させるのが難しい」「商品のイメージ変更がうまくいかない」でした。さて今回は、上司・部下・トップとの関係での困りごとです。どちらの組織にもありそうな【お悩み】ばかりです。

【お悩み】 上司が怒りっぽく、皆、委縮してしまい困っています。
上司への相談が遅れて企画が滞り、結果トラブルになることもあります(小売・営業企画部)。
→「上司を観察し、こだわりポイントを探る」「簡潔なメモを常に作って相談する」
解決の糸口:上司を観察して、こだわりポイントを洗い出そう

【お悩み】 企画について上司に許可を得るタイミングが難しくて困っています。
早い段階で企画の承諾をもらおうとすると、決められたことしかできないですし、〆切間近で話すと大幅な変更をしなければいけないことがあります(広告会社・営業担当)。  →「承認までの3ステップで報告を使い分ける」「上司はどのような視点でチェックするのかを理解する」 解決の糸口:途中段階の企画を細かく報告しよう。

【お悩み】 トップの思いついた企画を実現するのに困っています。
トップの意見ですから実現しなければいけませんが、要求事項が抽象的で漠然としていて苦労します(小売・企画担当)。 →「トップは〈目的〉を、担当は〈手段〉を考える」「企画は〈目的→手段→目的〉で伝える」
解決の糸口:トップから指示があったら、その場で予算とジャンプ度合いを確認。

【お悩み】 多くの人の承認が必要で企画が進まず困っています。
キーマンが多すぎて説得に時間がかかります。企画の承認を得るまでに多くの人のチェックが必要です。人によって言うことも違い、企画が思うように進まないのが悩みです(メーカー・宣伝担当)。 →「承認する側も、どこまで口を出していいか悩むもの」「〈この部分を見てください〉と承認をもらう部分を細分化する」
解決の糸口:何をチェックしてほしいのか、具体的に依頼しよう。

【お悩み】 他部門横断のプロモーションの実施で困っています。
会社の周年企画を担当していますが縦割り組織で意識の共有が難しく、依頼しても、なかなか返答がなく協力してもらえません(メーカー・周年事業担当者)。
→「他部門が協力しないホントの理由」「リーダーとして仕事を楽しむ雰囲気を出しているか」 解決の糸口:楽しそうに仕事をしていると人は自然と集まる。

※1:『販促会議~実際に提案された企画書・販促アイデア20事例&ノウハウ大公開!』(㈱宣伝会議『販促会議』編集部編集/宣伝会議)

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2016年5月22日 (日)

ズバリ解決‼ 企画実現のための社内調整お悩み相談室(1)販促部門編

販促担当者へのアンケートでは、6割が「社内調整」に課題を感じているそうです。
上司、他部署への依頼・交渉をもっとスムーズにしたい! そんな販促担当者のリアルな悩みに対し、コクヨ スキルパークシニアトレーナーの下地寛也(しもじかんや)氏が、『販促会議』の企画書に関する「特集号(※1)」で対応策を示しています。

本ブログでは、【お悩み】の内容と、それに付随するコメント。さらに社内コミュニケーションのヒントになるであろう解説文中の2つの「小見出し」を→後に、そして、まとめ的に書かれた解決の糸口を紹介します。ご関心を持たれた方は、雑誌を購入なさるか、下地氏の著作『コクヨのコミュニケーション仕事術(※2)』をご覧ください。

【お悩み】 デザイナーとうまく意思疎通が図れず困っています。
デザイナーから期待したものとは異なるものが上がってきてダメ出ししたところ、その後は指示されたとおりにしか作ってくれず困っています(メーカー・販促担当者)。    →「任せるが〈任せる幅〉は提示する」「過去の自分(デザイナー)のデザインと勝負(比較してみる)」 解決の糸口:4象限を使ってデザインの方向性を伝えてみよう
※→後2つ目の「」内の(デザイナー)(比較してみる)は山本注

【お悩み】 各店舗に新しい販促企画を浸透させるのが難しくて困っています。
企画がちょっとでも複雑になると、現場のスタッフ間でうまく共有できません(小売・販促担当者)。 →「複雑な企画でも全体像を示す俯瞰図を必ずつくる」「写真や動画で上手くいく雰囲気を伝える」
解決の糸口:1店舗で先行実施し、画像をうまく使おう

【お悩み】 部下がアイデアを出すのですが、その先に進まず困っています。
よいアイデアを出してくれる部下がいるのですが、いざ実行となると先延ばしになってしまいます(小売・販促担当者)。 →「部下の発想力に上司の実現力を加えよ」「仕事の優先順位設定と、調整業務が上司の役目」
解決の糸口:部下の立場では難しい調整業務を実行しよう

【お悩み】 商品のイメージ変更の提案で、社内の抵抗が大きくて困っています。
売り上げが伸びない商品のブランドイメージやデザインを変えようと提案しています。しかし、今までかかわってきた関係者の抵抗が大きいのが現状です(メーカー・営業担当)。 →「無意識のうちに相手のプライドを傷つけていないか?」「理屈で攻めるより、事例で攻める」 解決の糸口:相手の不安を取り除くプロセスが必要

※1:『販促会議~実際に提案された企画書・販促アイデア20事例&ノウハウ大公開!』(㈱宣伝会議『販促会議』編集部編集/宣伝会議)
※2:『コクヨのコミュニケーション仕事術』(下地寛也著/総合法令出版)

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2016年5月19日 (木)

ノートを書くと出世したくなくても出世してしまう?  斎藤孝流ノート術(5)

ある作業にどういう意味があり、どういう能力が必要であり、どういう流れになっているのか。一覧できるようなノートがつくれれば素晴らしいと、参考文献の著者はいいます。さらに、文章だけでなく、図にできるともっといいそうです。文章と図がお互い補完しているものを示すことができれば、非常にわかりやすくなるからです。

マネジャーにはそれなりに高い能力が必要だとみなされている
マネジャーは、ある程度年数が経てば自動的になるというものではなく、マネジメント能力のある人がなります。営業マンに営業の能力が必要なのと同じように、マネジャーにもマネジメント能力が要求されます。ひとつの職能ですから、ほかの職種よりも必ずしも地位が高いわけではありませんが、しかし、通常はほかより給料が高いのです。

マネジャーに必要なのは、段取りを見抜いて整理できる能力
それはノートをとることで磨くことができます。会社に入ったら「社会見学的ノート」をつくると、マネジャーへの近道になるそうです。いわば、出世ノートといえるでしょう。本人はマネジャーになりたくなくても、その能力があれば周りが放っておきません。「出世したくなくても、出世してしまうノート」と言ってもいいのです。

指導者に必要な全体を見渡す視点を「段取りノート」で培う
自分に関係のあることころだけ、狭い視野で見るのではなく、一段上から全体を見渡す。この視点は、段取りノートを書くことで育まれます。新入社員のうちから、片足を自分の仕事に、もう片方をマネジメントにつっこんだつもりでいるとよいそうです。ただし、両足ともマネジメントにつっこむと、不遜と見られかねないので気をつけましょう。

便利な仕事構造図
もし、仕事の構造図を描ける人がいたら、職場の人全員にとって便利です。水道管図のようなものがあれば、仕事の流れに詰まりができているところを見つけやすいからです。流れが悪いところを発見したら、配置を変えたりして改善することができます。空間の配置は、意外に大きな意味を持ちます。

コミュニケーション不足は席を変えることで劇的に解消することも
座席が離れているせいで、うまくコミュニケーションがとれないこともあります。新入社員は部長から最も遠くの席に座らされることが多いようですが、これは間違っていると斎藤氏は指摘します。「この会社はこう動いている」「この仕事はこう流れている」を説明するのは、全体を見渡すことができる人が最適だからとの判断です。

参考資料:『大事なことは3つにまとめなさい!~頭と心をスッキリさせる斎藤式ノート術~』(斎藤孝著/ビジネス社)

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2016年5月15日 (日)

アイデアを生むノート術、ユニークな読書ノート  斎藤孝流ノート術(4)

今回はメソッド8~10を紹介して「斎藤式ノート術10のメソッド」を終わります。

メドッド8 日付を入れる
ゲーテは、詩の下に日付を入れることで、心の状態の日記として役立てていたそうです。
同じようにメモに日付を入れておくと、それはそのまま自分の生きた記録になっていきます。ふと見返したときに、自分の心の変化や成長が分かって、おもしろい体験になります。変化・成長がわかると、モチベーションアップにもつながります。

誰かと話していて思いついたアイデアなら、その人の名前もメモしておく
会議中に、議題とまったく関係ないアイデアがひらめいたときも、会議の名前や日付、場所やアイデアのヒントとなった発言者の名前を書いておきましょう(そのページにあとからメモを追加するときは日付も)。思考のプロセスをたどることができると、アイデアにリアリティが増しますし、そのアイデアを活用しやすくなるからです。

メソッド9 ノートは1冊にする
情報管理上はカードにしたり紙にメモするよりはノートが適しています。この際に、「企画ノート」「段取りノート」のようにテーマごとに分けると、同時にいくつものテーマを並行して追いかけるようになると、何十冊にも増えてしまいます。ノートは分けるのではなく、最終的には組み合わせてひとつのノートにするのがいいでしょう。

仕事は仕事ノート、プライベートは日記、というように分ける必要はない
もちろん企画を仕事にしていて、「企画ノート」は1冊にしたいとい場合もあるかもしれません。その際は、企画ノートとそれ以外のノートの2冊にすればいいのです。結局は、自分がやりやすい方法が一番いいということになります。手帳派の人は、手帳に固定概念を持たず、アイデアをどんどんメモしてノート化することをお勧めします。

メソッド10 本をノート化する
読書ノートで大事なのは、要約と、自分のインスピレーションを書くこと。でもそれにはかなりの労力を要するので、本を「字が書いてあるノート」だと考え、いいと思ったところはページを折る。まぁまぁいいと思ったら、ページの下の角を折り、すごくいいと思ったら上の角も折る。そして、線をひき、吹き出しを書きコメントを入れる。

お笑い芸人のように、ツッコミを入れる感覚で吹き出しを埋める
このような感覚で書き込みをすると、ノートと変わりないものができあがります。そうして初めて本が「自分のものになった」という感覚になります。もうひとつの方法としては、引用したい文を探しながら読み、そこに線をひき、そのページとキーワードを空白のページに書き残します。すると、それが「キーワードマップ」になります。

参考資料:『大事なことは3つにまとめなさい!~頭と心をスッキリさせる斎藤式ノート術~』(斎藤孝著/ビジネス社)

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2016年5月12日 (木)

ノートに図を描き、ポイントを3つにまとめる  斎藤孝流ノート術(3)

斎藤孝流ノート術のメソッド5「3色ボールペン」の一部を4月24日に紹介しました。講演会での心得は前出の通りですが、本や会議に必要な資料を読むときは、3色ボールペンを片手に、線をひっぱったり、丸や四角で囲んだりしながら読むのがよいそうです。
そして今回はメソッド6「図を描く」と、7「ポイントを3つにまとめる」です。

メソッド6 図を描く
ノートには文字だけではなく図を描くといいそうです。
仕事の流れを図にしたり、課題をフローチャートのようにしたりすると、問題や自分の課題が分かりやすくなるからです。今抱えている悩みも、つらつらと文字にしてもいいのですが、フローチャートをつくると解決法がクリアになってきます。

話の構造がスッキリして、理解が深まる「マトリックス図」と「ベン図」
話を整理して理解するのには、マトリックス図やベン図が使い勝手がいいそうで、斎藤氏がよく書くマトリックス図は、縦線と横線を1本ずつひいた座標軸だそうです。対立要素を入れるとごちゃごちゃしていた思考がクリアになるとか。
ベン図は、集合の範囲や複数の集合同士の関係を表現するものです。AとBはどのような関係にあるのか? どちらが含まれるのか、部分的に一致するのか、かけはなれているのか? 斎藤氏は本を読みながら余白にこういった図を描いているそうです。

メドッド7 ポイントを3つにまとめる
仕事の中でスムーズな意思疎通をはかるには、要約力が必要になります。伝言、指示、依頼など、何か言われたときにそれをきちんと行えるかどうか。「これはできているけど、これはできていない!」「いつも必ず抜けがある」という場合は要約力が足りないのです。「なんで言ったことと違うことを…」のトラブル原因は、ここにあります。

話を全部覚えようとするから、肝心なことを聞き逃がす
要約のコツは、ポイントを3つにしぼること。4つ以上になると、どこかかが漏れる可能性が高くなり、5つにすると全部抜け落ちてしまうかもしれないからです。これは伝える側も同様で、大切なことを3つにしぼれば、ほぼ確実に伝わります。「これとこれとはこれだかからね、ハイ、言ってみて」と3点を再生してみると、定着するそうです。

要点を押さえるというのは、テストで得点になる部分を押さえるということ
単純に「覚える」という意識でいるより、「頭にノートする」という意識になると、急激に点数は上がります。どんな話にも、「すごく重要な骨格」と、「まぁ重要な情報」と「面白いポイント」があります。この3点を見つけ、再生するように習慣づければいいのです。大事な情報ほど3つにまとめると、相手にもきちんと伝わります。

参考資料:『大事なことは3つにまとめなさい!~頭と心をスッキリさせる斎藤式ノート術~』(斎藤孝著/ビジネス社)  

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2016年5月 8日 (日)

ノートに名前をつける、ページにタイトルをつける  斎藤孝流ノート術(2)

喫茶店とノートは相性がいいそうです。コーヒー代を支払うから、モトをとらなきゃという意識も働いて、勢いがつくからだと。その喫茶店には30分くらい寄れるのが理想だとこれも参考文献著者の斎藤教授。書くことが面倒に感じてしまう人は、喫茶店の力を借りるのもよいそうです。ただし居酒屋とノートはあまり相性が良くないとか。

メソッド3 ノートに名前をつける
「仕事ノート」ではそっけないので、もう少し踏み込んで、課題を意識できるような名前、たとえば「段取りノート」とか「ワザを盗むノート」とか「出世したくなくても出世してしまうノート」とかにすることを斎藤教授は勧めています。そのような名前をつけると、課題が認識できると同時に、ワクワク感が醸成されるからだと。

名前をつけると、ノートに書き込むのが楽しくなる!
参考文献にはノートの表紙が9冊載っています。そのタイトルは「頭と心すっきりノート」「すべらないノート」「本質に切り込むノート」「野性ノート」「世の中をナナメにみるノート」「直感力を鍛えるノート」「無知のノート」「才能が目覚めるノート」「プロフェッショナルノート」。このように名前を書くとオリジナル感が出てきますね。

メソッド4 ページにタイトルをつける
王貞治さんが現役時代から書いていたノートには、ページの一番上に「ワキのしめ方」「バックスウィング」「スウィングの速さとしぼり」というタイトルがつけてあったそうです。そして、その下に注意点、気づいたことをメモしていました。ふつうはひとつの項目として書けないようなことでも、1頁を使って書いていました。

仕事面とメンタル面の両方を書く
仕事における成長を目指す場合、技術だけでなくメンタル面も大切です。1冊のノートに、技術面とメンタル面のことが共存していると、客観視と自己肯定を両輪で回せることになります。王さんのノートには、「この問題を解決するまで、必ずやりぬく。なぜなら、それが王貞治なのだ」と、まさに自己肯定そのものが書かれていました。

王貞治氏と中村俊輔氏のノートを覗いてみると
王さんの「気」のタイトルのページには「過去のことは忘れてボックスに立つ」「ボックスにおいては自分が世界一だと思うこと」「打てるのが当然だと思うこと」とありました。またプロサッカー選手の中村俊輔さんのノートには「対戦相手にありがとうと言えるように」「自分が海外に行くんだ」といった言葉が書き連ねられてありました。

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2016年5月 5日 (木)

不幸な子どもたちの記事に心を痛める2016年の「子どもの日」に

今日は「子どもの日」ですが、最近は、不幸な子どもの記事を目にすることが多く心が痛みます。原因分析は専門家に委ねるとして、周囲にいる大人の一人としてこの現状をどう受け止めるかを考えることがよくあります。そんな思いが届いたのでしょうか、あるとき、図書館のリサイクルコーナーで今回ご紹介する詩に出会いました。

「子は親の鏡」(ドロシー・ロー・ノルト)
けなされて育つと、子どもは、人をけなすようになる
とげとげした家庭で育つと、子どもは、乱暴になる
不安な気持ちで育てると、子どもは不安になる
「かわいそうな子だ」と言って育てると、子どもは、みじめな気持ちになる

子どもを馬鹿にすると、引っ込みじあんな子になる
親が他人を羨んでばかりいると、子どもも人を羨むようになる
叱りつけてばかりいると、子どもは「自分は悪い子なんだ」と思ってしまう
励ましてあげれば、子どもは、自信を持つようになる

広い心で接すれば、キレる子にはならない
誉めてあげれば、子どもは、明るい子に育つ
愛してあげれば、子どもは、人を愛することを学ぶ
認めてあげれば、子どもは、自分が好きになる

見つめてあげれば、子どもは、頑張り屋さんになる
分かち合うことを教えれば、子どもは、思いやりを学ぶ
親が正直であれば、子どもは、正直であることの大切さを知る
子どもに公平であれば、子どもは、正義感のある子に育つ

やさしく、思いやりをもって育てれば、子どもは、やさしい子に育つ
守ってあげれば、子どもは、強い子に育つ
和気あいあいとした家庭で育てば、
子どもは、この世の中はいいところだと思えるようになる

ドロシー・ロー・ノルト(アメリカの家庭関係の研究者)が「子は親の鏡」を書いた1950年代のアメリカは、子どもを厳しく叱ることが親の役目だと思われていた時代で、子育てで大切なのは、子どもを導くことなのだと考える人はあまりいませんでした。そこでドロシーは、子どもは親を手本として育つとの自説をこの詩で表現したのです。

参考資料:『子どもが育つ魔法の言葉』(ドロシー・ロー・ノルト著/PHP研究所)      

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