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2016年5月29日 (日)

『コクヨのコミュニケーション仕事術』が教えてくれる3つのこと

前2回では、『販促会議』の特集版から「企画実現のための社内調整お悩み相談室」を9問取り上げました。今回は、相談室の回答者であるコクヨ スキルパークシニアトレーナーの下地寛也(しもじかんや)氏の著書『コクヨのコミュニケーション仕事術(※1)』から、ビジネスに役立ちそうな3つの極意を紹介いたします。

報連相の「報」の極意 「ほしい時間」と「論点」をまず言う
ほしい時間は、単なる報告でOKだけほしいときは1分、選択肢があり相手が考えてから選んでもらうときは3分くらいで言ってみましょう。そのくらいなら、比較的その場で時間がもらえます。また、論点を言うことで、話を聞きたいと思わせます。人は中途半端な状態が嫌いで、すぐ済むならその場で処理したいと思うからです。

忙しそうな報告相手には、一言だけ決めて相手の前に立って待つ
よい例:「お忙しい中恐縮ですが、(ほしい時間)1分、報告時間いただけませんか? (論点)来週のイベントのスケジュール変更の確認の件です」
悪い例:「ちょっとよろしいでしょうか? 報告したいことが、いくつかありまして」
この違いは大きいですね。予告時間の効果については次のお話が参考になります。

池上彰氏のアドバイス(参考文献巻末の「名言一覧」より) 
「何分間お話します」と予定時間を告げるなんて細かい、と感じられるかもしれません。ですが、こうすると、聞き手に対して心理的効果があります。事前に予定表が配られていない場合、最初に「この話は何分までです」と触れるだけで、不思議なものですが、落ち着いて聞けるようになるのです(※2)。

会議の極意 板書すると会議の時間は3分の1になる
人間はそれほどたくさんのことを覚えらません。有名なエビングハウス(ドイツの心理学者)の忘却曲線では、人は20分経つと42%を、1時間たつと56%のことを忘れてしまいます。このため板書されていると同じような意見がくり返されることが少なくなり、また文字は誤解を生みにくいので議論がスムーズに進むそうです。

読書の極意 書籍から何かを知りたいときは、同時に3冊以上の本を買う
1冊目は「その世界で一番有名な昔からある本」(その世界の本質をとらえる)
2冊目は「一番、簡単そうな本」(内容は深くないが全体像を掴むのに適する)
3冊目は「前の2冊と反対のことを言っている本」(多面的な視点を身につける)
この読書法でいくつかの視点から物事を学び、真似して試しているうちに、自分に合ったスキルだけが生き残り、オリジナリティのある人材になれるそうです。

※1:『コクヨのコミュニケーション仕事術』(下地寛也著/総合法令出版)
※2:『わかりやすく〈伝える〉技術』(池上彰著/講談社)

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